Dealing with relatives

Worried relatives are part of everyday nursing – with these phrases you stay friendly, clear and professional.

Content created with AI assistance from public clinical sources (RKI, AWMF) – may contain mistakes; if in doubt, your textbook is right

Description and notes translated from the German original, which is authoritative. Terms and example sentences are in German – the language of the exam.

die Angehörigen

„Die Angehörigen von Frau Sommer möchten heute Nachmittag mit dem Arzt sprechen.“

English: family members / relatives (next of kin)

Das kann ich gut nachvollziehen.

„Das kann ich gut nachvollziehen – die Situation ist für Sie sehr belastend.“

English: I can well understand that. (validating)

Acknowledge the feeling first, then give information – this defuses almost any conversation.

jemanden beruhigen

„Ich nehme mir kurz Zeit, um die Tochter zu beruhigen, bevor ich die Fragen beantworte.“

English: to calm / reassure someone

Darf ich fragen, in welchem Verhältnis Sie zur Patientin stehen?

„Darf ich fragen, in welchem Verhältnis Sie zur Patientin stehen? Auskünfte darf ich nur engen Angehörigen geben.“

English: May I ask how you are related to the patient?

Important because of professional confidentiality (Schweigepflicht) – first clarify the relationship, then give information.

Ich kläre das und melde mich bei Ihnen zurück.

„Ich kläre das mit der Ärztin und melde mich heute Nachmittag bei Ihnen zurück.“

English: I will look into it and get back to you.

Never make empty promises or guess – find out who is responsible, promise to get back to them, and then actually do it.

Auskunft geben

„Zum genauen Befund kann Ihnen der behandelnde Arzt Auskunft geben – ich vereinbare gern einen Termin.“

English: to provide information

You may share nursing observations; diagnoses and prognoses are explained by the doctor.

jemanden über etwas informieren

„Wir informieren Sie selbstverständlich sofort, wenn sich der Zustand Ihres Vaters verändert.“

English: to inform someone about something

Grenzen setzen

„Ich verstehe Ihren Wunsch, aber während der Visite bitte ich Sie, kurz draußen zu warten.“

English: to set boundaries

Friendly but firm – give a reason and offer an alternative.

eine Beschwerde annehmen

„Vielen Dank, dass Sie das ansprechen – ich nehme Ihre Beschwerde auf und gebe sie an die Stationsleitung weiter.“

English: to receive / take a complaint

Don't justify, don't argue: listen, thank them, pass it on – that is professional complaint management.

Verständnis zeigen

„Ich zeige Verständnis für den Ärger des Sohnes, bleibe aber sachlich.“

English: to show understanding / empathy

in die Pflege einbeziehen

„Wenn Sie möchten, beziehen wir Sie in die Pflege ein – ich zeige Ihnen gern, wie Sie beim Essen unterstützen können.“

English: to involve (family) in care

jemanden anleiten

„Ich leite die Ehefrau an, wie sie die Kompressionsstrümpfe richtig anzieht.“

English: to instruct / guide someone

die Besuchszeiten

„Unsere Besuchszeiten sind von 14 bis 19 Uhr – in Absprache sind auch Ausnahmen möglich.“

English: visiting hours

Ich kümmere mich darum.

„Ich kümmere mich darum und melde mich in einer halben Stunde bei Ihnen zurück.“

English: I will take care of it.

Only promise what you can deliver – and then really do get back to them.

Möchten Sie mit der Stationsleitung sprechen?

„Wenn Sie das Gespräch wünschen: Möchten Sie mit der Stationsleitung sprechen? Ich stelle gern den Kontakt her.“

English: Would you like to speak with the ward manager?

die Überforderung der pflegenden Angehörigen

„Die Tochter wirkt überfordert – ich informiere sie über Entlastungsangebote wie die Kurzzeitpflege.“

English: caregiver overload / burden on family caregivers

Am Telefon darf ich Ihnen leider keine Auskunft geben.

„Am Telefon darf ich Ihnen leider keine Auskunft zum Gesundheitszustand geben – ich kann nicht prüfen, mit wem ich spreche. Kommen Sie gern persönlich vorbei.“

English: Unfortunately, I am not allowed to give out information over the phone.

The standard phone formula: identity cannot be verified over the phone – stay friendly and offer an alternative (a personal visit, an agreed code word).

Dafür benötige ich das Einverständnis des Patienten.

„Dafür benötige ich das Einverständnis des Patienten – ich frage Herrn Berg, ob ich Ihnen Auskunft geben darf.“

English: For that I need the patient's consent.

The patient decides who is informed – this also applies to spouses and children.

die Schweigepflichtentbindung

„Frau Berg hat eine Schweigepflichtentbindung für ihre Tochter unterschrieben – ihr dürfen wir Auskunft geben.“

English: release from confidentiality (written consent to disclose information)

Exam-relevant (KB IV): without a release, confidentiality applies even towards the closest relatives.

Wen dürfen wir im Notfall verständigen?

„Wen dürfen wir im Notfall verständigen? Ich trage die Nummer als Kontaktperson in die Akte ein.“

English: Whom may we contact in an emergency?

Ich verstehe Ihren Ärger – lassen Sie uns das in Ruhe klären.

„Ich verstehe Ihren Ärger – lassen Sie uns das in Ruhe klären. Kommen Sie doch kurz mit ins Dienstzimmer.“

English: I understand your anger – let's sort this out calmly.

De-escalation: name the feeling and offer to move somewhere else – never hold a heated conversation in the corridor in front of others.

In diesem Ton kann ich das Gespräch nicht weiterführen.

„Ich möchte Ihnen wirklich helfen, aber in diesem Ton kann ich das Gespräch nicht weiterführen. Lassen Sie uns bitte sachlich bleiben.“

English: I cannot continue this conversation in this tone.

The clear limit when someone is insulting: say it calmly, signal that you are still willing to talk – if necessary end the conversation and inform the ward manager.

Ich nehme mir gleich Zeit für Sie – im Moment bin ich in der Patientenversorgung.

„Ich nehme mir gleich Zeit für Sie – im Moment bin ich in der Patientenversorgung. In etwa zwanzig Minuten komme ich auf Sie zu.“

English: I will make time for you shortly – right now I am attending to a patient.

Setting boundaries with a time frame: give a specific waiting time instead of vaguely putting them off – this takes the pressure out of the situation.

Es kann sein, dass sich der Zustand in den nächsten Stunden verschlechtert.

„Ihre Mutter ist sehr schwach. Es kann sein, dass sich der Zustand in den nächsten Stunden verschlechtert – wir möchten Sie darauf vorbereiten.“

English: The condition may deteriorate in the next few hours.

End-of-life care: prepare them honestly but gently – phrase it cautiously with “es kann sein” (it may be); prognoses still remain the doctor's responsibility.

Wir tun alles dafür, dass Ihr Vater keine Schmerzen hat.

„Wir tun alles dafür, dass Ihr Vater keine Schmerzen hat – das steht jetzt im Mittelpunkt unserer Pflege.“

English: We are doing everything to make sure your father is not in pain.

The most important sentence in a palliative situation: it does not promise a cure, but care – exactly what relatives need to hear.

Sie dürfen jederzeit bei ihm bleiben – auch über Nacht.

„In dieser Situation gelten die Besuchszeiten nicht: Sie dürfen jederzeit bei ihm bleiben – auch über Nacht.“

English: You may stay with him at any time – overnight as well.

Möchten Sie, dass wir die Seelsorge verständigen?

„Möchten Sie, dass wir die Seelsorge verständigen? Das Angebot gilt auch für Angehörige – unabhängig von der Religion.“

English: Would you like us to contact pastoral care?

jemandem eine schlechte Nachricht schonend mitteilen

„Ich bitte die Angehörigen in ein ruhiges Zimmer, um ihnen die schlechte Nachricht schonend mitzuteilen.“

English: to break bad news to someone gently

Create the right setting: a quiet room, time, no technical terms – the news of a death itself is usually delivered by the doctor.

Möchten Sie einen Moment allein mit ihr sein?

„Nehmen Sie sich alle Zeit, die Sie brauchen – möchten Sie einen Moment allein mit ihr sein?“

English: Would you like a moment alone with her?

After death: give space rather than talk – make it possible to say goodbye at the bedside, without rushing them.

Mein herzliches Beileid.

„Mein herzliches Beileid – Ihre Mutter war bei uns gut aufgehoben, und Sie waren immer für sie da.“

English: My sincere condolences.

Short and sincere is better than many words – stock phrases such as “Das wird schon wieder” (It'll be all right) are taboo here.